Istnieją różne teorie na temat tego, jak powinna wyglądać konferencja prasowa i jak ją zorganizować. Większość uważa jednak, że na takim wydarzeniu królować powinien minimalizm. Czy to prawda? Jak zorganizować konferencję prasową? Jak powinna ona wyglądać? O czym należy pamiętać? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na te i inne pytania odpowiadamy poniżej. serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czy i kiedy organizować konferencję prasową

Pierwsze pytanie, jakie powinien zadać sobie każdy organizator konferencji jest takie, czy w ogóle należy ją organizować. Po dłuższym przemyśleniu bowiem może okazać się, że wcale nie jest ona potrzebna i nikogo nie zainteresuje. Przede wszystkim należy zastanowić się, czy temat, na który chcemy zorganizować wydarzenie, jest wystarczająco dobry. Czym jest dobry temat?

Na pewno jest on jak najbardziej aktualny. Może chodzić chociażby o wypuszczenie na rynek najnowszej aplikacji czy o trwające właśnie wybory prezydenckie. Jeśli natomiast premiera danej książki odbyła się rok temu, to organizowanie konferencji prasowej po tym czasie, raczej nie jest dobrym pomysłem.

Po drugie, dobry temat to temat ciekawy. Warto wiedzieć, że w prawie 90% przypadków to temat decyduje o tym, czy dany dziennikarz się na konferencję wybierze. Istotne jest więc to, żeby temat był interesujący. Wówczas przyciągnie do siebie więcej osób. W innym przypadku, konferencja prasowa może okazać się kompletną klapą.

Jaki budżet przeznaczyć na konferencję prasową

To wbrew pozorom jedna z istotniejszych spraw, jakimi powinniśmy zająć się przed organizacją konferencji prasowej. Od tego w dużej mierze zależeć będzie dalsze planowanie. Musimy dokładnie rozplanować budżet na wszystkie kategorie wydatków. Zaliczają się do nich na pewno wynajęcie sali, catering czy chociażby zaproszenia. Warto zastanowić się, ile możemy wydać na poszczególne elementy. Gdy tego nie zrobimy, wówczas może okazać się, że z czymś zdecydowanie przesadziliśmy.

Warto zadać sobie pytania, czy ludzie, którzy przyjdą, będą pić colę czy szampan. Czy lepiej zrobić wydarzenie na 35 piętrze Warsaw Spire czy w lokalnej restauracji. Czy wynająć catering, czy może wystarczy zamówić pizzę. To bardzo ważne różnice, nad kwestią których należy się pochylić w kontekście zaplanowania budżetu.

Gdzie i kiedy zorganizować konferencję prasową

Termin najlepiej jest ustalić z mniej więcej miesięcznym wyprzedzeniem. Po to, aby mieć czas na dokładną organizację. Jeśli chodzi o dzień tygodnia to nie warto wybierać weekendów ani piątków. Wówczas niektóre redakcje nie pracują, albo pracują zdecydowanie krócej. A przecież to dziennikarze są głównymi gośćmi na konferencjach prasowych. Warto też zapoznać się wydarzeniami konkurencji i nie organizować wówczas naszej konferencji.

Jeśli zaś chodzi o miejsce, to z pewnością musi być ono łatwo dostępne. Dobrze jest, gdy mieści się ono w centrum miasta. Istotne jest dobranie tego miejsca o tematyki wydarzenia. Gdy nie mamy na to pomysłu zorganizujmy konferencję w uniwersalnej przestrzenni. Możemy skorzystać z miejsca typowo przeznaczonego właśnie pod konferencje. Takie przestrzenie są już odpowiednio zaaranżowane i wyposażone w niezbędne elementy.

Jak ma przebiegać konferencja prasowa

Nakreślmy bardzo szczegółowy plan wydarzenia, aby uniknąć wszystkich nieprzyjemnych niespodzianek. Inaczej mówiąc – należy stworzyć scenariusz konferencji prasowej. Najważniejsze jest ustalenie długości przemówienia. Ustalając to, warto pamiętać, że dobra konferencja do konferencja dynamiczna. Gdy tak nie jest, to nawet ciekawy temat, staje się nudny. Plan powinien uwzględniać również na przykład czas na zadawanie pytań i udzielania odpowiedzi czy poczęstunek.

Plan, który zawiera wszystkie pozostałe wymyślone przez nas elementy, należy przesłać do mediów. Nie później niż dwa tygodnie przed wydarzeniem. Tym sposobem zachęcimy więcej osób do uczestnictwa.

Informacja i reklama

To kolejny ważny punkt w organizacji konferencji prasowej. Nie wystarczy bowiem zaprosić dziennikarzy. Trzeba wybrać ich bardzo starannie. Do czego? Głównie do tematyki. Trzeba również weryfikować listę dziennikarzy, jaką dysponujemy. Może się bowiem okazać, że spora część z nich nie pracuje już w zawodzie. Gdy już zdecydujemy kogo zaprosić, przygotujmy indywidualne zaroszenia. Warto również dołączyć do zaproszeń plan konferencji, który jednocześnie będzie reklamą wydarzenia.

Dodatkowe elementy

Oprócz tego wszystkiego należy również zająć się takimi elementami jak wybraniem odpowiedniego cateringu, przygotowaniem pakietu materiałów oraz gadżetów. To elementy poboczne, co nie znaczy, że mniej ważne. Bo przecież brak cateringu na konferencji prasowej to często bardzo duży nietakt.

Pakiety materiałów dotyczą dziennikarzy. powinny znaleźć się w nich przede wszystkim informacje prasowe na temat wydarzenia. Gadżety nie są konieczne, jednak dobrze odbierane przez zaproszonych gości. Jak je wybrać? Bezpiecznie jest postawić na klasykę. Dobrze sprawdzą się więc długopisy czy smycze.