Informacja prasowa to coś, z czym na co dzień pracuje PR-owiec. Mówi się, że dobrze napisany komunikat to swoiste dzieło sztuki. To też często źródło zdenerwowania i irytacji. Tym bardziej, że ta długo pisana informacja często nie trafia do puli komunikatów, które nigdy nie zostaną opublikowane. I jak tu się nie denerwować?

W naszym artykule odpowiadamy na pytanie czym jest informacja prasowa. Jak napisać taki komunikat? Jakie elementy powinien on zawierać? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest informacja prasowa

Najprościej rzecz ujmując informacja rasowa jest formą wiadomości, którą firmy przekazują mediom. Dotyczy zazwyczaj firmowych nowości. Tworzeniem i przesyłaniem tego typu wiadomości zajmują się PR-owcy.

Tematyka informacji prasowej może być naprawdę różna. Przede wszystkim jednak dotyczy nowej linii produktów marki, przeprowadzonych badań czy zmian w kontekście świadczenia usług albo planowania eventów. Zazwyczaj jest to bardzo krótki news, a jego długość nie przekracza jednej strony A4. Oczywiście czasem zdarzają się i dłuższe wersje. Wszystko zależy od tematyki wiadomości.

Warto wiedzieć, że informacja prasowa dla dziennikarzy może być ważnym elementem strategii content marketingowej. Publikowanie tego rodzaju wiadomości pozwala na dotarcie do potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych. Taka informacja umożliwia również wykreowanie dobrego wizerunku firmy.

Należy jednak pamiętać, że nie każda notatka prasowa ostatecznie jest publikowana w mediach. Żeby mogła ona tam zagościć powinna spełniać oczekiwania nie tylko dziennikarzy, lecz również odbiorców.

Struktura informacji prasowej – o czym należy pamiętać pisząc prasówkę

Sposobów pisania informacji prasowej jest z pewnością więcej niż samych PR-owców. Można jednak wyróżnić kilka istotnych elementów, które pojawiają się w każdej tego typu wiadomości. Do struktury informacji prasowej należą:

• tytuł. To jeden z ważniejszych elementów. Powinien być jak najbardziej krótki, a zarazem intrygujący.  Ma sprawiać, że ktoś, kto go czyta, będzie chciał więcej. To właśnie tytuł często decyduje o tym, czy dziennikarz w ogóle przeczyta notatkę prasową.
• nazwa wydarzenia, produktu, albo usługi. Pisze się to po to, aby odbiorca miał ogólne pojęcie o tym, czego dotyczy dana notatka prasowa. Dobrze jak ten element jest wyróżniony na przykład pogrubieniem i znajduje się w osobnej linijce.
• data i miejsce. Nie są to elementy konieczne, ale jeśli mamy na nie miejsce, to warto umieścić takie informacje. Najlepiej jest napisać je w dwóch różnych linijkach.
• lead. To streszczenie całej notatki prasowej. Odpowiedni lead odpowiada na pytania: kto, co, kiedy, dlaczego, z jakim skutkiem. Każdy dziennikarz po zapoznaniu się z nim powinien być zorientowany w temacie.
• rozwinięcie. To kolejny ważny element notatki prasowej, jeśli nie najważniejszy. To tutaj bowiem opisuje się w sposób bardziej dokładny dany produkt, usługę czy wydarzenie. Rozwinięcie ma za zadanie dopełnić obraz przedstawiony w leadzie. Rozpoczynamy od rzeczy najważniejszych i stopniowo przechodzimy do tych najmniej istotnych.
• informacje o organizatorach i patronach. Jeśli prasówka dotyczy eventu albo innego wydarzenia, to warto w tym miejscu wymienić organizatorów i patronów.
• dane osoby do kontaktu. W tym miejscu podajemy dane osoby, która w razie potrzeby udzieli wszystkich potrzebnych informacji. Warto podać imię i nazwisko tej osoby, jej numer telefonu i adres mejlowy.

Jak pisać informację prasową

Wspomnieliśmy już, że każda notatka prasowa wygląda nieco inaczej. Przy każdej tej spędza się różną ilość czasu. Warto jednak wiedzieć, że są pewne zasady, którymi dobrze jest się kierować podczas pracy nad prasówką. Pomagają one unikać problemów i zdecydowanie skracają czas pracy. Oto te najważniejsze z nich:

• ustal i potwierdź fakty u źródeł. Zawsze warto pytać u źródła o wszystko, czego ma dotyczyć notatka. To bardzo ważne, aby informacje były wiarygodne i sprawdzone. Rolą osoby, która sporządza notatkę jest między innymi wychwycenie wszelkich nieścisłości, których organizator nie podał, a które są istotne.
• pisz zwięźle i jasno. Pamiętaj, że notatka prasowa to tylko wstęp, streszczenie, ogólne informacje. Na napisanie artykułu na dany temat z pewnością przyjdzie jeszcze czas. Notatka ma być jasna, czytelna i zawierać jedyne najważniejsze informacje.
• nie stosuj formatowania. Nie warto „bawić się” w ozdobniki. Jeśli z nimi przesadzisz, to twój tekst stanie się nieczytelny. A przecież chodzi nam o to, żeby zachęcał odbiorców do zapoznania się z naszymi usługami.
• unikaj języka reklamy. To bardzo ważne, gdyż wszystkie ozdobniki typu „niepowtarzalny” czy „przyjazny środowisku” zaburzają jasność prasówki. Nie ma tam wówczas konkretów, a tekst naszpikowany jest niepotrzebnymi opisami. To tylko odstrasza dziennikarzy.
• wysyłaj w formacie .doc albo .rtf. Nigdy nie rób tego w pdf-ie. Notatka musi dać się łatwo edytować. Jej rolą nie jest piękny wygląd.